Terminer une réunion ou une formation sans demander le feedback des participants, c’est pour moi comme quitter le restaurant sans avoir pris un cappuccino crème fraîche ; il y a un arrière-goût d’inachevé pour le reste de la journée !
Ce mini bilan permet à chacun de déposer ses humeurs, de s’exprimer une dernière fois ; heureux d’avoir été écoutés, les participants seront d’autant plus motivés lors de notre prochaine rencontre. Ensuite, en tant qu’animatrice, ce moment me fournit une mine d’informations tant sur le contenu que sur la forme de la session de travail qui vient d’avoir lieu ; je peux ainsi continuellement m’améliorer.
Le feedback a d’autant plus d’importance à l’heure où les réunions Zoom sont devenues plus fréquentes que celles en présentiel : 36 % des sondés disent en effet avoir difficile à ressentir ce que pensent les autres les autres et comment ils vont, à distance (source : My Happy Job). En présentiel ou en ligne, prévoyez donc ce moment dans l’agenda de la réunion !
Il existe une foule d’outils pour cela ; en voici 5 de mes préférés !
1. Les Débriefing Kards
Un jeu de cartes créé par Coach Agile et mis gratuitement à disposition. Elles invitent les participants à réagir à chaud mais aussi à se questionner sur ce qu’ils ont appris, comment ils vont le mettre en place dans leur quotidien, l’impact que ça aura sur l’entreprise, ...
Je les utilise aussi lors de sessions en ligne : j'affiche le pdf, la personne choisit un numéro de page et la question apparaît : quel est votre meilleur souvenir d'aujourd'hui, qu'allez-vous changer dans vos habitudes une fois de retour dans votre quotidien, quels concepts ou pratiques ne connaissiez-vous pas avant aujourd'hui, ...
2. Tip & Top
Tip : un petit conseil ; Top, ce que vous avez aimé ; en insistant bien sur le « parce que » afin de rester factuel dans le conseil et de donner encore plus de poids au positif. Je les demande toujours dans cet ordre-là, afin de terminer par la note positive ; important pour la bonne humeur générale !
Prévoyez des post-it de 2 couleurs différentes (une pour Tip, une pour Top) : si vous êtes en retard sur le programme, vous laisserez les participants y noter leur impression et vous leur demanderez de les coller sur la porte en sortant de la salle de réunion !
3. Le mot de la fin
Juste un mot pour résumer la session qui vient d’avoir lieu. Simple, rapide mais toujours efficace !
J’aime les écrire au fur et à mesure sur le flipchart ; j’adore les applications telles que Poll Everywhere ou Beekast qui permettent aux participants de créer un nuage de mots en direct, simplement en scannant un QR code !
4. Le mur d’humeurs
Il facilite le feedback de ceux qui ont plus de mal à trouver leurs mots en leur proposant toute une série de comportements / d’émotions auxquels ils pourront facilement s’identifier.
Chacun prend un marqueur et pointe le bonhomme qui le représente au mieux avant d’expliquer son choix oralement. Très visuel, cet exercice est d’autant plus intéressant quand il est fait en début et en fin de réunion/formation. Pensez à leur faire utiliser des marqueurs différents !
En ligne, vous pouvez numéroter les personnages pour favoriser la communication. L’animateur peut lui-même « colorier » les personnages ou des outils tels que Mural permettront à chaque participant de le faire eux-même, comme en présentiel.
Une variante du mur d’humeurs est l’arbre à personnage ; une question de goût !
5. Le ROTI
On ne parle pas de nourriture cette fois ! Le ROTI est le Return On Time Invested ; une cotation sur une échelle de 5 permettant de se positionner sur l’intérêt du temps d’échange passé :
- Réunion inutile : j’ai vraiment perdu mon temps
- Réunion médiocre
- Réunion moyenne : je n’ai pas perdu de temps mais je ne vois pas l’intérêt de ma participation
- Bonne réunion
- Super réunion : le temps passé ici valait vraiment le coup
Très facile à mettre en place en ligne via l’outil sondage de Zoom par exemple !
Animer une réunion ne s’improvise pas (pas plus qu’une formation d’ailleurs). Pour aboutir là où vous aviez décider d’aller et tirer le meilleur de chacun des participants présents, faites appel à un facilitateur. Spécialement formé pour cela, il sera le chef d’orchestre de votre session de travail et vous permettra d’atteindre le but que vous vous étiez fixé. On en parle ?!
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